Stoffkartotek: slik holder du sikkerhetsdatabladene i orden

Hva er et stoffkartotek?

Et stoffkartotek er en oversikt over de farlige kjemikaliene i virksomheten, med sikkerhetsdatablad for hvert produkt. Kravet står i forskrift om utførelse av arbeid, kapittel 2: arbeidsgiveren skal opprette stoffkartotek for farlige kjemikalier som kan føre til helseskade, og kartoteket skal være på plass før kjemikaliene tas i bruk eller lagres.

Kartoteket kan være elektronisk, på papir eller begge deler. Det viktigste er at det er lett å finne opplysningene om hvert produkt, og at de er på norsk.

Hva skal det inneholde?

For kjemikalier som skal ha sikkerhetsdatablad etter REACH, er det sikkerhetsdatabladet (med eventuelle vedlegg) som skal ligge i kartoteket. Et sikkerhetsdatablad har 16 faste punkter – blant annet fareidentifikasjon, førstehjelp, håndtering og lagring, verneutstyr og avfallshåndtering.

Leverandører av farlige kjemikalier skal gi sikkerhetsdatablad til kundene sine, og databladet skal være på norsk. For andre farlige kjemikalier skal kartoteket ha et informasjonsark med tilsvarende opplysninger.

Hvem skal ha tilgang?

• Arbeidstakerne skal ha lett tilgang til opplysningene om kjemikaliene de arbeider med.
• Sikkerhetsdatabladene skal være tilgjengelige på arbeidsplassen – også på midlertidige arbeidsplasser.
• Verneombudet skal ha tilgang til kartoteket for sitt område, og hovedverneombudet til hele kartoteket.

Kartoteket må holdes oppdatert

Arbeidsgiveren har plikt til å oppdatere opplysningene når det skjer endringer. Leverandøren skal på sin side oppdatere sikkerhetsdatabladet når det kommer ny, viktig informasjon, og sende den nye versjonen til kunder som har fått produktet i løpet av de siste 12 månedene.

I praksis er det her mange kartotek sakker akterut: nye produkter blir kjøpt inn uten at databladet kommer med, og gamle versjoner blir liggende. Noen enkle grep hjelper:

• Knytt kartoteket til innkjøpet: et nytt produkt er ikke «ferdig» før databladet ligger i kartoteket.
• Gå gjennom kartoteket jevnlig – for eksempel én gang i året – og hent siste versjon av databladene.
• Ta vare på gamle versjoner i et arkiv i stedet for å slette dem. Etter REACH skal opplysningene oppbevares i minst ti år etter at produktet sist ble brukt.

Mange smøremidler er ikke klassifisert som farlige. Da er det ikke alltid krav om sikkerhetsdatablad, men leverandørene har det ofte likevel – og mange virksomheter velger å ha alle kjemiske produkter i kartoteket for å få full oversikt.

Slik lager du stoffkartoteket hos oss

På fuglesangstech.no/datablad ligger sikkerhetsdatablad og produktdatablad for produktene vi leverer fra Chesterton, Lubrication Engineers, UTB, Vickers Oils og Perma-Tec. Sikkerhetsdatabladene er på norsk der leverandøren har det, og vi kontrollerer alle databladene mot leverandørene hver måned.

1. Velg produkteneKryss av produktene dere bruker. Du kan også lime inn en liste med varenumre eller produktnavn – for eksempel en kolonne fra Excel – eller hente produktene fra tilbudslisten.
2. Last ned ZIP-filenAlle sikkerhetsdatabladene samles i én ZIP-fil med én mappe per leverandør. Produktdatabladene kan tas med hvis dere vil.
3. Legg den inn i kartoteketMed følger en innholdsfortegnelse som PDF og CSV. CSV-filen kan åpnes i Excel eller leses inn i stoffkartotek-systemer.

Valget huskes i nettleseren. Når det er tid for å oppdatere kartoteket, åpner du siden på nytt og laster ned den siste versjonen av alle databladene.

Artikkelen er en forenklet oversikt. Se regelverket for de fullstendige kravene: forskrift om utførelse av arbeid, kapittel 2 (Lovdata) og Miljødirektoratet om sikkerhetsdatablad.